Jakten på den perfekta planeringstjänsten

Varför behövs en planeringstjänst?

Vi använder många SAAS-tjänster på Adaptive Media. Många många. De flesta har någon direkt koppling till projekten och utvecklingen och ändras över tid medan andra är mer för planering och administration.

För planering av projekt och vad vi ska göra på Adaptive Media använder vi följande tjänster:

  • Teamwork Project (https://www.teamwork.com) för detaljplanering i projekten

  • Google Calendar för att hålla koll på semestrar, möten och deadlines

  • Slack för intern kommunikation (vi mailar aldrig varandra)

  • Google Drive och Dropbox för lagring av filer och dokument såsom kravspecar i projekten

2016 var ett riktigt tillväxtår för oss, och när vi blev fler i teamet så kände vi att det saknades en pusselbit för high-level-planering. Det blev uppenbart när vi inte längre kunde svara på den enkla frågan:

“När har ni tid för ett nytt projekt?”

Vi hade inte ett pålitligt verktyg som visade oss hur lång tid framåt vi är bokade på projekt - svaret var oftast baserat på en känsla (vilket inte är hållbart i längden). I och med detta började vi arbeta med prognostisering av projekten, och till en början i Excel. Samtidigt började vi leta efter den perfekta planerings-SAAS-tjänsten!

Vi lärde oss snabbt att den lucka vi behövde fylla ofta kallas för forecasting, och att det finns ett gäng verktyg på marknaden. Nedan följer en kort utvärdering av dessa verktyg med deras för- och nackdelar. Vi landade i slutändan i att köra på Harvest Forecast, något som vi är nöjda med så här långt och vi projektledare på Adaptive Media arbetar nu i Harvest Forecast i princip dagligen.

Om jämförelsen

Vår lilla jämförelse går igenom ett antal projektplaneringsprogram som var aktuella för oss på Adaptive Media och som skulle kunna hjälpa till att planerna upp personer och projekt i framtiden. Samtliga system som undersökts har varit enkla att komma igång med och uppbyggda på ett liknande sätt.

Den största skillnaden mellan systemen är omfattningen av funktionalitet och hur detaljerat man kan planera tiden för teamet. Det som är relevant för oss har varit att hitta ett projektplaneringsprogram där det är att få en överblick över arbetsbelastningen både på kort sikt och lång sikt. Tjänsten är i vårt fall inte tänkt för detaljplanering på task-nivå (där vi istället använder Teamwork Projects).

Harvest forecast

https://www.getharvest.com/forecast

Harvest Forecast en ganska liten och slimmad tjänst vid jämförelse mot de andra tjänsterna som undersökts. Detta är inte enbart negativt då mycket av den funktionalitet som de andra tjänsterna har inte skulle användas av oss ändå i vår forecasting. En styrka med Harvest Forecast är en projektvy som ger oss möjlighet att få en bra översikt över alla aktiva projekt.

Fördelar med Harvest Forecast:
  • Integration med Harvest (som vi använder för timetracking)
  • Filtrering på bland annat taggar och namn. Lägger man in en dev-tagg på alla utvecklare och filtrerar på dev så kommer Harvest Forecast ihåg filtreringen vilket gör det möjligt att ha standardfilter
  • Exporteringsfunktion till CSV/Excel av all data
  • Möjlighet se personligt schema per person i teamet
  • Projektvy som ger överblick över alla projekt
  • Sätta deadlines
  • Se budget och resterande timmar kvar att boka
  • Färgkodning på projekt och person
  • Tydligt om man överbokar en person
Nackdelar med Harvest Forecast:
  • Det är inte möjligt att drag-n-droppa så att en annan person får en uppgift istället för den som först var tilldelad
  • Sortering av ordning på projekt eller personer inte möjligt (alltid A-Ö)
  • Inte möjligt att sätta lediga fredagar återkommande per person, går att sätta 32 timmar per vecka med då blir samtliga dagar kortare.
  • Går bara att zooma ett steg, ibland vill man se mer eller mindre
  • Navigering av tidsplan framåt och bakåt känns lite stolpig, det går bara att navigera en vecka i taget och se två månader framåt
  • Ingen tydlig rapport om belastning på aktiva projekt. Man får det via mail samt genom integrationen mot Harvest (som vi också använder)
  • Statusmailet per vecka räknar med alla användare, går inte att se per avdelning etc. Vi är mest intresserade av hur stor procent av utvecklarna som är uppbokade, inte lika intressant att se planeringsgraden för designers och projektledare. Detta gör statusmailet ointressant.

Resource guru

http://resourceguruapp.com/

En större och mer utvecklad tjänst än Harvest Forecast som tillhandahåller fler funktioner och fler filtreringsmöjligheter med taggar, färgkodning, mötesrum, fordon med mera. Möjligheten till denna filtrering är givetvis fördelaktigt men många av dessa funktioner är onödiga för oss på Adaptive Media i nuläget.

I övrigt ett system som tillhandahåller de flesta funktioner utifrån de behov vi har. Den stora nackdelen som blir en deal breaker för oss är att det saknas en projektvy vilket vi behöver för att få överblick över alla projekten (Resource Guru utgår hela tiden från teamet, inte projekten).

Fördelar med Resource guru
  • Synkning med kalender
  • Ställa in tider man jobbar t.ex. lediga fredagar, dock inte varannan
  • Navigering i schemat, exempelvis möjligt välja månad som ska visas
  • Zoom på månad och vecka
  • Tydliga rapporter med bland annat totala timmar, bokade, överbokade, antal personer mm.
  • Varnar om man bokar över
  • Exportfunktion
  • Mer att växa i jämfört med Forecast
Nackdelar med Resource guru:
  • Går inte sätta varannan fredag som ledighet
  • Många funktioner vi inte behöver
  • Ingen projektvy i kalendern, kalendern utgår bara ifrån resurser (personer)
  • Går ej att ändra ordning på personer i kalendern
  • Ingen markering på deadlines av projekt

Float

https://www.float.com/

Float är likt Resource guru en utvecklad planeringstjänst som har de flesta funktioner som man kan tänkas behöva, men det medför både funktioner och information som för oss är onödig. Vi har ingen tanke att använda detta planeringsprogram för detaljplanering och därför blir det ett störande moment att det efterfrågas information på uppgiftsnivå när vi bara vill översikts-planera. I övrigt är tjänsten välbyggd med bra rapporter och schyssta möjligheter att filtrera och sortera.

Fördelar med Float:
  • Sätta deltid, fast inte varannan vecka
  • Kan aktivitet sätta som preliminär
  • Navigera i schemat (år/månad/vecka) och bra zoom-funktioner
  • Kopiera uppgifter, flytta flera samma gång
  • Går att se personliga scheman
  • Sätta deadlines
  • Går att ändra ordningen och sorteringen på personer
  • Rapporter, tydligt med totala timmar, bokade, faktureringsbara, övertid mm. Både på individnivå och projektnivå
  • Sätta en aktivitet som återkommande
  • Exportfunktion
Nackdelar med Float:
  • Kan inte visa projektöversikt, endast person och dennes bokade tider
  • Inte lika tydligt när man är överbokad
  • När man skapar ska man välja för kund och sen projekt, onödiga moment
  • Är en dag överbokad blir hela schemat för den personen grafiskt fult
  • Går att lägga in task, ingen funktion som vi behöver vilket skapar ett onödigt moment

Teambook

http://www.teambookapp.com/

Ett system som är lite mer komplext att lära sig än de övriga och med möjlighet att skapa flera olika planeringskalendrar (vilket vi inte har behov av alls). I övrigt finns funktionalitet som är jämförbar med de övriga tjänsterna

Fördelar med Teambook:
  • Taggar och filtrering
  • Smidig hantering med att dra och skapa
  • Sätta budget
  • Dra och släppa aktiviteter mellan veckor och personer
  • Ändra ordning på personer i schemat
  • Navigering mellan månader och år samt zoomning
  • Sätta aktivitet som preliminär
  • Exportering
  • Personligt schema till kalender
Nackdelar med Teambook:
  • Går inte överboka en person på dagar, vilket är irriterande om det behövs korrigeras i schemat
  • Ingen projektvy
  • Ej sätta som deltid/ledig vissa dagar
  • Går att ha flera olika scheman att planera i, kan skapa missar och att bokningar försvinner
  • Ej sätta deadlines synligt i schemat

Fler tjänster

Följande tjänster har vi också kollat på i jämförelsen, dock mer översiktligt och mer kortfattat än de övriga.

Forecast.it

http://forecast.it/plan-projects
- ingen projektvy +/- bra för att estimera budget för projekt, dock inget behov vi har och blir således onödigt

InLoox

https://app.inlooxnow.com/#/workplace
- Schemat visar alla timmar på veckovy, inte intressant för oss - Skapa ny aktivitet kan inte göras direkt i schemat - Mer för att planera detaljerat på task-nivå och blir därför för mycket information för oss - Ingen projektvy

Ett flertal av de program/system som testats har varit projekthantering program som tillhandahåller funktioner som kan användas för projektplanering. Dessa har dock inte varit aktuella då vi redan har Teamwork Projects för detaljplanering.

Slutsatser

För oss på Adaptive Media så föll valet på Harvest Forecast - det är inte perfekt, men fyller våra behov i nuläget. Vi hoppas på vidare utveckling av tjänsten under 2017 och att Harvest Forecast kan växa med oss.

Kan vi då svara på frågan om när vi har tid för ett nytt projekt nu? Jajjemen, och i skrivande stund kan vi boka in nya projekt i maj 2017.